一、会计账簿的意义

会计账簿亦称账册，是指由一定格式的账页所组成的，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍。登记账簿是会计核算的一种专门方法。

在会计核算中，通过会计凭证的填制和审核，可以反映和监督每项经济业务的完成情况。但会计凭证的数量繁多，对经济业务的反映往往比较零星、分散，且每一张凭证只能就个别的经济业务进行详细的记录和反映，不能把某一时期的全部经济业务活动情况完整地反映出来。设置账簿就可以把会计凭证提供的大量分散的核算资料，加以归类整理，以全面地、连续地和系统地反映企业、单位的经济活动情况。

利用账簿记录，既可以提供总括的核算资料，又可以提供明细的核算资料，从而可以全面、系统地反映各项资产、负债、所有者权益的增减变动，收入、费用的发生，利润的实现和分配情况。根据账簿记录还可以考核成本、费用和利润计划的执行情况。账簿记录又是编制会计报表的主要依据，账簿记录和设置真实、及时与否，直接影响会计报表的质量。

二、会计账簿的种类

会计核算中应用的账簿很多，不同的账簿其用途、形式、内容和登记方法都不相同。为更好地了解和使用各种账簿，对其进行分类是很有必要的。账簿按不同的分类标准可作如下分类：

（一）账簿按照用途分类

账簿按照用途可以分为序时账簿、分类账簿、联合账簿与备查账簿。

1．序时账簿。序时账簿，也称为日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的簿籍。序时账簿有两种：一种是用来登记全部经济业务的；一种是用来登记某一类经济业务的。

实际工作中，由于经济业务的复杂性，应用一本账簿登记企业的全部经济业务比较困难，也不便于分工记账，因而在实际工作中已很少应用。目前使用比较广泛的是记录某一类经济业务的账簿，如现金日记账和银行存款日记账等。

2．分类账簿。分类账簿，也称为分类账，是对各项经济业务按照账户分类登记的账簿。按其反映内容的详细程度的不同，又可以分为总分类账（简称总账）和明细分类账（简称明细账）。总分类账簿是根据一级会计科目开设的账户，用来分类登记全部经济业务，提供各种资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等总括核算资料的分类账簿。明细分类账簿通常是根据一级科目所属的二级科目或明细科目开设账户，用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账簿。

把日记账与分类账结合在一起，就成为联合账簿。如企业设置的日记总账就是联合账簿。

3．备查账簿。备查账簿也称备查簿、辅助登记账簿，是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项进行补充登记的账簿，如受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。设置和登记备查簿，可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。

（二）账簿按其外表形式分类

账簿按其外表形式分类，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

1．订本式账簿。订本式账簿简称订本账，是在使用前就把编有序号的若干账页固定装订成册的账簿。

采用这种账簿，可以避免账页散失，防止账页被人为地抽换。但采用订本账也有其缺陷，同一本账簿在同一时间内只能由一人登记，不能分工记账。同时，订本账账页固定，不能根据需要增减，因而必须预先估计每一个账户需要的页数，以保留空白账页。如保留的空白账页不够，就要影响账户登记的连续性；如保留空白账页太多，又会造成不必要的浪费。在实际工作中，总账、现金和银行存款日记账一般都采用订本式账簿。

2．活页式账簿。活页式账簿简称活页账，是在启用前由许多分散账页所组成的账簿。使用前可活动地装订在一起，可以随时增页和减页。其优点是便于分工记账，可以根据记账的需要随时增减账页，因而比较方便灵活。其缺点是账页容易散失和被抽换。活页账簿一般适用于明细分类账。

3．卡片式账簿。卡片式账簿又称卡片账，是由许多分散的、具有账户格式的卡片，存放在卡片箱中所组成的账簿。使用时按类别排列、按顺序编号，并加盖有关人员的印章。卡片账簿应由专人保管，以保证其安全。卡片式账簿的优缺点与活页式账簿大体相同。

三、日记账

日记账也称序时账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的簿籍。是由于管理上对会计信息的不同需要和分工记账要求所形成的账簿。在实际工作中，日记账主要有普通日记账和特种日记账两种。

1、普通日记账

普通日记账，也称分录簿，它是用来序时记录和反映全部经济业务并确定会计分录的账簿。

采用这种日记账，每天应按经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记。登记时，首先记入经济业务发生或完成的日期、会计凭证的种类；然后在摘要栏内，对经济业务作简要的说明；再次在会计科目栏内记入应借应贷科目；最后将借方金额和贷方金额分别记入两个金额栏内。每天还应根据日记账中应借应贷科目名称和金额登记总分类账，并将总分类账的页数记入过账栏内，或者打“√”，表示已经过账。

这种日记账的优点在于可以将每天发生的经济业务按发生顺序逐笔地加以反映，它的缺点是不便于分工记账，而且不能将不同的经济业务分类地加以归集和反映；由于逐笔过账，如果经济业务量大时，登记账簿工作量也大，过账工作也很繁琐。因此，这种日记账已很少使用。

2、特种日记账

特种日记账是用来序时记录和反映某一类经济业务的发生和完成情况的账簿。它是从普通日记账中分离出来单独设置，以集中反映大量重复发生的同类经济业务的序时账簿。一个企业到底要设置多少种特种日记账，取决于企业经营管理上的考虑与成本效益的权衡。目前应用比较广泛的特种日记账是现金日记账和银行存款日记账。设置这两种日记账有利于及时反映现金和银行存款的收支和结存情况，便于加强对货币资金的管理和监督。其他常见的特种日记账还包括：销售日记账、购货日记账等。

现金日记账和银行存款日记账通常由出纳人员根据审核后的现金和银行存款的收、付款凭证，按其编号顺序逐日登记，每天必须结账。现金日记账每天结账后必须与库存现金实存金额进行核对；银行存款日记账定期与银行送来的对账单进行相互核对，并在两者不相符时编制银行存款余额调节表。这两种特种日记账，一般采用订本式，有三栏式和多栏式两种格式。下面以现金日记账为例说明三栏式和多栏式现金日记账。

（1）三栏式现金日记账。三栏式现金日记账是按照现金收入、支出和结余，在日记账中分别设置收入栏、付出栏和结存栏。

在登记三栏式现金日记账过程中，当现金收入（或支付）时，不仅要将收入（或支付）的金额记入收入（或支出）栏内，还要将对应的会计科目记入对应的账户栏内。每天现金收、付款业务登记完毕后，应在余额栏内结出现金余额。

三栏式特种日记账的优点不仅在于解决了分工记账问题，而且把大量重复发生的现金收、付款业务，集中在一本账簿中予以序时反映，有利于对这类经济业务发生和完成情况进行管理和监督。其缺点是不能把对应账户的分类汇总情况加以反映。在我国的会计实际工作中，大都采用这种形式的日记账。

（2）多栏式现金日记账。多栏式特种日记账克服了三栏式特种日记账的缺点。多栏式现金日记账是按照与现金收入相对应的贷方账户与现金支出相对应的借方账户分别设置专栏，用以序时地、分类地反映与现金收支有关的经济业务。

在登记多栏式现金日记账时，现金收入要按对应科目，将金额记入“对应科目（贷方）”栏内，同时记入“现金收入合计”栏内；现金支出要按对应科目，将金额记入“对应科目（借方）”栏内，同时记入“现金支出合计”栏内。每天现金收、付款业务登记完毕后，应在余额栏内结出现金余额。

多栏式特种日记账不仅具有三栏式日记账所具有的优点，而且在以特种日记账作为过账依据时，可以利用专栏将重复发生的同类经济业务汇总后一次过账，从而减少了过账工作。另外，各专栏的登记还可以提供有关业务的明细资料，供分析检查之用。其缺点是如果专栏过多，账页过长，就不便于记账。

与现金日记账一样，银行存款也可以设置三栏式或多栏式日记账，其格式与三栏式、多栏式现金日记账基本相同。

四、分类账

分类账是分类登记经济业务的账簿，设立分类账的目的就是要从各个账户中取得总括或详细的核算资料。

根据提供资料的详细程度不同，分类账可分为总分类账和明细分类账。

1、总分类账

总分类账简称总账，它是按照一级科目分类，连续地记录和反映全部经济业务的账簿。总分类账能够全面、总括地反映企业经济活动及资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润情况，并为编制会计报表提供资料。

总分类核算采用货币量度，总分类账的登记是对各账户增减金额的登记。总分类账簿的一般格式是将金额分为借方发生额、贷方发生额和余额三栏，简称三栏式总账。三栏式总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记，也可以把各种记账凭证汇总编制成汇总记账凭证或科目汇总表据以登记入账。

2、明细分类账

明细分类账简称明细账，是用来登记某一类经济业务的账簿。各种明细账是根据实际需要，按二级科目或明细科目开设的。明细分类账是反映经济活动详细情况，提供较全面的核算资料，以满足经营管理的需要。

明细分类账的格式，根据其反映的经济业务类别不同，可以采用三栏式、多栏式和数量金额式三种。

（1）三栏式明细账。三栏式明细账设置了借、贷、余三栏，不设数量栏，如图表6-5所示。它适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的债权、债务结算账户，如“应收账款”、“应付账款”等。

（2）数量金额明细分类账。数量金额式明细分类账设置“收入”、“发出”、“结存”三栏，除业务金额登记外，还需要登记数量和单价。适用于既需要金额又需要数量的经济业务的核算，如原材料、产成品等。

（3）多栏式明细分类账。多栏式明细分类账是根据经济业务的特点及经营管理上的需要，在一张账页上设置若干栏，用于登记明细项目多、借贷方向单一的经济业务。如材料采购、制造费用、管理费用、财务费用、营业外支出等科目所属的明细分类科目，一般采取借方多栏式明细分类账格式，产品销售收入和营业外收入等科目所属明细分类科目一般采取贷方多栏式明细分类账，即贷方划分为若干个金额栏。本年利润、利润分配和应交税金等科目所属的明细科目一般采用借、贷方都设多栏的明细账，即借、贷双方都设置若干个金额栏。

3、总分类账与明细分类账的相互关系及平行登记

总分类账户是所属明细分类账户资料的综合，对所属明细账起着统驭、控制的作用，明细分类账户是有关总分类账户的具体化，起着补充说明的作用。两者的核算内容相同，登记的原始依据也是相同的，它们提供的资料相互补充，既总括又详细地说明同一核算内容。因此，就有必要应用平行登记的方法来登记总分类账和明细分类账。也就是说，对同一经济业务，既要在总分类账中登记，也要在其所属的明细分类账中登记。总分类账户与明细分类账户平行登记的要点如下：

（1）同时。即对同一经济业务，既要记入有关的总分类账户，又要记入所属的明细分类账户。如果涉及几个明细分类账户，则应分别记入各有关明细账户。

（2）同向。即在将经济业务记入总分类账户和其所属的明细分类账户时，记账方向必须一致，如果总分类账记入借方，也必须记入明细分类账的借方；如果总分类账记在贷方，明细分类账也必须记入贷方。

（3）等额。总分类账和明细分类账登记的金额必须相等，如果一笔经济业务同时记入几个明细分类账户，则记入总分类账户的金额，应与记入各个明细分类账户的金额之和相等。

下面，以“原材料”账户为例，说明总分类账户与明细分类账户的平行登记。

4、总分类账与明细分类账的相互核对

由于总分类账户与明细分类账户既能提供全面综括的信息，又可以提供具体详细的信息，所以便于企业经营管理的需要。为了保证两者的正确无误，总分类账与明细分类账应该保持账与账相符。尽管总账与明细账之间是按照平行登记原则进行登记的，但是由于两者记账程序的不同或记账时间的不尽一致，所以必须定期核对总分类账与明细分类账的有关记录，及时发现可能存在的记账错误。

要进行总分类账与明细分类账之间的相互核对，可以根据明细账记录编制本期发生额与余额表，从中观察总账与明细账之间的余额是否相符。

如果企业设置了二级账户，那么总账与明细账间的相互核对就成为总分类账户、二级账户和明细分类账户三者之间的相互核对。