财务预算的编制方法,一般而言,由于企业所处的市场环境不同,各企业的经营基础和条件不同,企业内部各级各部门、各责任单位和各项经营业务之间又必定存在着各种差异,所以,它们就必然要根据各自特点而灵活采取各种不同的预算编制方法。财务预算的编制方法如果按其业务量基础的数量特征不同,可分为固定预算方法和弹性预算方法;如果按其出发点的不同,可分为增量预算方法和零基预算方法;如果按其预算期的时间特征不同,可分为定期预算方法和滚动预算方法。此外还有概率预算方法等。
一、固定预算与弹性预算
(一)固定预算方法
固定预算又称静态预算,是指在编制预算时,只根据预算期内正常的、可实现的某一固定业务量(如机器小时、产量、销量等)水平作为唯一基础,不考虑预算期内生产经营活动可能发生的变动而编制预算的一种方法。由于只以一个相对固定的业务量为基础编制,其编制的工作量相对较小,因此,固定预算方法主要适用于经营业务较稳定、产品产销量较稳定的企业。当然,在市场经济激烈变动的情况下,企业的业务量固定不变是不可能的,但是,只要能预测预算期业务量的变动范围,在现有生产能力范围之内,采用固定预算方法是可行的,且符合成本效益原则。这就是目前大多数编制财务预算的企业仍然采用固定预算方法的原因,也是一种较为传统的预算编制方法。
【例8-1】甲公司的A产品成本计算采用完全成本法,其预算期预计生产A产品1000件。按固定预算方法编制的A产品成本预算见表8-1。
如果甲公司的A产品生产能力为1400件。在预算期内A产品实际产量为1300件,实际发生总成本112400元,其中,直接材料50700元,直接人工23400元,变动制造费用13300元,固定制造费用25000元,单位成本86.46元。那么,A产品的实际成本水平是上升了还是下降了?如何根据财务预算对实际经济业务进行正确的控制和考核评价?
因为A产品的实际产量仍然在企业现有的生产能力范围之内,固定制造费用应该相对固定不变,对变动成本则可以按照实际产量的变动比例对预算指标金额进行调整,据此编制A产品成本控制业绩报告,见表8-2。
从表8-2中可知,如果不按产量调整,A产品实际成本超支21400元,上升23.5%;其中所有变动成本项目都不同程度地超支了,成本控制业绩相当差。显然这个结论是不公平的,因为实际产量已经偏离了预算产量,导致实际成本与预算成本不具有可比性。但是,按照产量调整后,A产品实际成本仅超支1600元,上升1.4%;其中主要超支的变动成本项目是直接材料,超支3900元,上升8.3%,而直接人工没有超支反而是节约了2600元,下降10%。显然,经过调整后的预算成本与实际成本更具有可比性。表8-2中按产量调整的预算成本计算公式为:
预算变动成本=预算单位变动成本×实际产量
由此可知,实际产量的变动在企业现有生产能力范围之内的话,只要按照实际产量的变动比例对预算成本进行相应调整,其调整后的预算成本仍然可以作为实际业务的控制标准和考核评价的依据。也就是说,固定预算方法适用于实际产量的变动在现有生产能力范围之内且成本费用可以分解为变动成本和固定成本的财务预算编制。当然,如果预计预算期的业务量变动范围将超出现有生产经营能力范围,或者企业无法划分变动成本和固定成本,大多数或几乎所有成本项目都是混合成本,无法按照实际业务量的变动比例调整预算成本,那么就不能采用固定预算方法,而应该采用弹性预算方法编制财务预算。
(二)弹性预算方法
弹性预算又称变动预算,是指在编制预算时,根据预算期可预见的业务量变动范围,以多种业务量水平为基础编制的、能够适应多种业务量变动情况的一种预算编制方法。弹性预算是为了克服固定预算的缺点而设计的。由于需要根据一个较大变动范围内的多种业务量编制,其编制预算的工作量较大。弹性预算主要适用于预算期内业务量变化较大的企业,尤其当预算期可预见的业务量变动范围将超出现有生产能力,或者当各项预算指标金额无法按业务量变动的比例进行简单调整时,应该采用弹性预算编制方法。
【例8-2】甲公司某车间正常生产能力是20000机器小时,该车间的各项制造费用已被合理地分解为变动成本和固定成本两部分。预计该车间生产的产品在预算期市场上将深受消费者青睐,其产销量将很可能超过现有正常生产能力,因此决定采用弹性预算方法编制该车间制造费用的预算。
预计预算期该车间的生产能力变动范围将在16000〜24000机器小时之间。根据分析测算,在此生产能力的变动范围内,预计各项变动费用的变动费用率(即单位变动费用)将保持不变;而各项固定费用在正常生产能力范围内也将保持不变,但超过正常生产能力后,各项固定费用将发生如下变动:当超过正常生产能力10%,固定间接人工、固定维修费用和折旧费将分别比正常时增加500元、500元和4000元;当超过正常生产能力20%时,它们将分别比正常时增加1100元、1200元和9000元。据此,该车间编制了制造费用弹性预算,见表8-3。
从表8-3可知,当业务量超出正常生产能力范围,如生产能力为110%和120%时,其固定费用的变动与业务量的变动不成比例,无法按实际业务量的变动比例对预算费用进行调整,导致预算不能作为实际经营活动的控制标准和考核评价的依据,所以不能采用固定预算方法编制此类预算。但是只要实际生产能力的变动在预算范围内,采用弹性预算方法编制此类预算,就可以克服这种缺陷。显然,在市场经济瞬息万变的情况下,弹性预算方法具有更强的适应性。
弹性预算方法的缺点是,编制预算的工作量较大,编制预算的成本较高。
二、增量预算与零基预算
(一)增量预算方法
增量预算又称调整预算,是指以基期的业务量水平和成本费用消耗水平为编制预算的基础,根据企业预算期的经营目标和实际情况,结合市场竞争态势,通过对基期的指标数值进行增减调整而确定预算期的指标数值的方法。
增量预算方法是一种传统的预算编制方法,因为其预算期的指标数值是建立在基期相应水平的基础之上的,所以比较容易获得,预算编制的工作量相对较少;而且采取增量预算方法,可以避免各项生产经营业务和日常各级各部门的各项管理工作产生剧烈的波动,可以使企业在保持相对稳定的基础上渐进式发展。但是,用这种方法编制预算会受到基期项目的影响,不利于企业进行大刀阔斧式的根本性改革,甚至可能会保留某些不合理的项目及其指标数值,可能导致在一定程度上保护落后。
【例8-3】甲公司销售部门采用增量预算方法编制该部门2011年度的费用预算。根据公司下达的销售部门预算期费用控制目标的要求,考虑到预算期市场竞争可能的变化,并结合基期各项明细费用的实际数额和销售部门在预算期的工作任务,确定了各项费用的增减比例,由此制定该部门2011年度的费用预算额,见表8-4。
由表8-4可知,增量预算编制的前提是基期各项费用的发生都是必需的、基本合理的,预算期的各项费用相对于基期而言,变动不大,比较平稳。增量预算方法适合于在预算期内变动幅度较小的,采用稳定发展模式编制预算的企业。如果预算期要求企业的各项费用进行大幅度的变动,要求进行大刀阔斧的改革,要剔除所有不合理项目,那么应该采用零基预算方法编制财务预算。
(二)零基预算方法
零基预算又称零底预算,顾名思义,是指以零为基础,不受基期水平约束,不考虑基期实际发生的业务量项目及其金额的一种编制预算的方法。其编制预算的指导思想是推倒重来,一切从零开始。零基预算是由美国得克萨斯仪器公司担任财务预算工作的彼德•派尔在1970年编制该公司的费用预算时首创的,而后被西方的政府预算和企业预算所运用,并取得了很好的成效。作为控制间接费用的有效方法,零基预算现已被发达国家的大多数企业所采用。
零基预算尤其适用于编制间接费用预算。按照零基预算的指导思想,对于预算期内任何一个费用项目的金额,不是从基期原有的基础出发进行调整,而是打破条条框框,不受现有框架的束缚,以零为起点,从根本上重新考虑每一个费用项目发生的必要性及其应有金额。零基预算尤其适用于大刀阔斧搞改革的企业。其编制过程一般可以分为三个步骤:
首先,确定预算目标。先由企业提出总体经营目标,然后由企业内部各有关部门和员工根据企业的总体经营目标和本部门应当完成的任务,在充分酝酿沟通的基础上提出必须设置的费用项目及其金额。
其次,进行成本效益分析。由企业预算最高领导机构组织相关部门和人员对各费用项目及其金额进行成本效益分析,判断各项费用开支的合理性和必要性,评价各预算项目的经济效益,在权衡各费用项目轻重缓急的基础上,排列各费用项目的层次和预算资金分配的先后顺序。
最后,分配资金,落实预算。根据以上确定的费用项目的先后顺序,将企业预算期内可动用的资金或经济资源,在有关费用项目之间进行合理分配,落实预算。
【例8-4】仍然沿用[例8-3]的资料,甲公司预算委员会经过研究一致认为,销售部门历年来的业务招待费、差旅费超标比较严重,物料消耗费存在着比较严重的浪费现象,而销售开拓费的使用不符合现行法规,若采用增量预算方法不利于纠正此类情况。因此决定销售部门的费用预算编制采用零基预算方法,同时决定预算期目标费用总额控制在346万元以内。销售部门在财务部门的协助下,组织所属各责任单位和全体员工经过多次反复讨论研究,在确保完成预算期销售任务的情况下,对各项费用开支的合理性和必要性以及成本效益进行评判、选优、排序,并作出如下预算。
为了完成预算期的销售目标,扩大市场占有份额,为商品销售而直接发生的运输费、装卸费必须首先得到保证,不仅不能压缩,还要略有增加,应各增长2%;为了保持工作环境的安全有序,劳动保护费应得到保证,不能压缩;修理费主要是已售商品实行“三包”的保修费,因为商品质量的提高,近年来修理费已呈逐年下降趋势,预测预算期可以下降3%;销售开拓费不符合政府打击商业行贿的要求,应该取消;存在比较严重浪费现象的物料消耗费应采取各种相应整改措施,力争下降10%;针对超标的差旅费和业务招待费,经过逐项细化分析,确定应分别下降6%和13%;办公费和水电费在编制增量预算时提出的降低要求基本上是合适的,可以在目标费用总额3460000元的范围内微调,即可以在除办公费和水电费以外的其余各项预算费用总额3139400元与部门目标预算费用总额3460000元之间的差额320600元(3460000-3139400)的范围内调整,因为从成本效益角度来看,办公费应优先,仍可以维持下降2%的预算;那么水电费的预算额只能确定为242200元(320600-78400),即下降3.12%。该公司销售部门采用零基预算方法编制的费用预算表见表8-5。
由此可知,零基预算的优点是:可以不受历史资料和现有费用项目的限制,考察一切业务活动和项目及其金额的必要性、合理性和重要程度,有利于消除一切不合理因素,进行大刀阔斧的改革;有利于合理有效地分配有限资源,降低成本费用,提高资金的利用效果。当然零基预算的工作量较大,编制预算本身的成本和代价较高,且短期内会给企业造成较大震动,不利于经营环境的安定平稳,因此,一般不可经常性地大规模使用零基预算方法。
三、定期预算与滚动预算
(一)定期预算方法
定期预算即按固定时期编制的财务预算,是指在编制财务预算时以固定不变的会计期间(往往是会计年度)作为预算期的一种编制预算的方法。
由于采用定期预算方法编制财务预算,其预算期与会计年度相配合,便于使用实际会计指标考核和评价预算执行的结果,因此定期预算方法被很多企业采用。限于各种条件,本章第三节介绍的财务预算就是定期预算。
当然,按照定期预算方法编制的预算存在很多缺陷。
(1)定期预算的标准性和尺度性差。因为预算就是对未来事件的预测和规划,而市场经济的瞬息万变导致对预算前期的预测和规划可能较准确,其预算指标还具有标准性和尺度性;对预算期后期的预测和规划往往很难准确,使预算指标缺乏标准性和尺度性,这样,既给预算期后期的预算执行带来困难,又不利于利用预算指标对企业各级各部门的生产经营活动进行控制和考核。
(2)定期预算灵活性差。由于编制完成的定期预算不能随情况变化和企业经营战略的调整而及时调整,不能适应快速变化的市场经济,造成预算滞后过时,丧失其应有的作用。
(3)定期预算连续性差。由于定期预算一年一个周期,相互之间存在预算间断,可能导致经营管理者的决策视野仅局限于本预算周期的经营活动,不能适应连续不断的经营过程,从而形成短期经营行为。
为了克服定期预算方法的缺陷,可以采用滚动预算方法编制财务预算。
(二)滚动预算方法
滚动预算又称永续预算或连续预算,是指在编制预算时既将预算期与会计年度脱离,又使预算期的长度始终保持为一个年度(12个月),且连续不断地随预算的执行和时间的推移而逐期滚动延伸的一种预算编制方法。滚动预算可以逐月滚动也可以逐季滚动,如图8-1就是逐季滚动。滚动预算的特点是:滚动时每一预算期的前期(如第一季度)的预算应细化,其指标数值尽可能详细完整,使预算具有标准性和尺度性,便于执行和考评;而后期(如后三个季度)的预算可以概略一些。在第一季度行将结束,第二季度即将开始前,对第一季度预算的执行情况进行实际与预算差异分析,并根据市场的新情况、新变化和企业经营战略的调整要求,及时修改调整后期的预算。据此,一方面,再将前期(如第二季度)的预算细化而对后期的预算仍然概略一些;另一方面,同时在后期补充增列一个新的季度(或月份)的预算,使预算周期始终保持在一个年度(12个月)的长度,以此循环往复,不断滚动。
滚动预算方法的优点如下:
(1)符合企业持续经营的一般假设,使预算具有连续性和完整性,有助于企业管理者从动态预算中连续不断地规划未来的经营活动,将前期与后期的经营活动有机地连接在一起,更好地把握企业未来发展的趋势。
(2)由于预算可以经常、及时根据市场的变化和企业的实际情况进行不断地修正,能使预算与实际情况互相适应,更有利于充分发挥财务预算对经营活动的指导和控制作用,从而提高了财务预算的科学性和有效性。
(3)因为滚动预算在连续不断的滚动中始终保持一个完整的预算年度,所以有助于企业管理者既明确近期预算目标,又了解企业未来的长远总体规划,以确保企业管理工作的完整性与稳定性。
当然,滚动预算方法最大的缺点是预算编制工作量较大。
【例8-5】甲公司为增值税一般纳税企业,增值税税率17%。甲公司预计2011年度生产的B产品单位售价的波动区间为95〜100元之间,平时较低,节假日较高;预计现金回收率在年初较低,从3月份起现金回收率能逐步提髙;并根据企业确定的目标销售额和目标现金收入编制销售及现金收入滚动预算,见表8-6。
在2011年第一季度的3月份后半月,应该及时进行第一季度预算执行分析,比较实际与预算的差异,分析差异形成的原因,根据对第二季度及后期的B产品销售市场的变动走势的预测评估,在相应调整原预算的基础上,编制从2011年第二季度至2008年第一季度的B产品销售和现金收入滚动预算,以此类推,不断滚动。